二、相关知识

Excel 2016是一款集电子表格制作、数据统计与分析、图表创建于一体的常用办公软件，使用Excel 2016可以快速创建格式规范的表格、可视化的图表，进行数据计算等。在使用Excel 2016制作表格之前，需要先了解Excel 2016的基础知识。

（一）Excel 2016工作界面

Excel 2016的工作界面主要由快速访问工具栏、标题栏、功能区、工作表编辑区、编辑栏、状态栏、视图栏等部分组成，如图1-2所示。下面讲解各部分的功能。

•　快速访问工具栏。默认情况下，快速访问工具栏中只显示常用的“保存”按钮、“撤销”按钮和“恢复”按钮。单击“自定义快速访问工具栏”按钮，在弹出的下拉列表中选择相应选项，可将所选选项对应的按钮添加到快速访问工具栏中。

•　标题栏。标题栏用于显示当前的文档名和程序名等信息，其右侧的“功能显示区选项”按钮用于控制功能区的显示状态，3个“窗口控制”按钮用于控制窗口大小。

•　功能区。功能区包括8个选项卡，每个选项卡代表Excel 2016执行的一组核心任务，并将任务按功能分成若干个组，如“开始”选项卡中有“剪贴板”组、“字体”组、“对齐方式”组等。但“文件”选项卡与其他7个选项卡不同，单击“文件”选项卡，会显示一些基本命令，包括“信息”“新建”“打开”“保存”等。

•　工作表编辑区。工作表编辑区是Excel 2016中编辑数据的主要区域，包括行号、列标、单元格、工作表标签等，如图1-3所示。行号以“1、2、3”等阿拉伯数字标识，列标以“A、B、C”等大写英文字母标识。单元格是Excel 2016中存储数据的最小单位，一般情况下，单元格地址显示为“列标+行号”，如位于D列第2行的单元格可表示为D2单元格。工作表标签用于显示工作表的名称，默认情况下，一个工作簿只包含一张工作表，并以“Sheet1”命名，如果用户需要多张工作表，则单击“新工作表”按钮新建工作表，每单击一次可新建一张工作表。

•　编辑栏。编辑栏用于显示和编辑当前活动单元格中的内容，默认情况下，编辑栏包括名称框、“插入函数”按钮和编辑框，如图1-4所示。名称框用于显示当前单元格的地址或函数名称，如在名称框中输入“C7”后，按【Enter】键可在工作表中选择C7单元格。单击“插入函数”按钮可在表格中插入函数。在编辑框中可编辑输入的内容。

•　状态栏。状态栏位于工作界面最底部的左侧，主要用于显示当前数据的编辑状态，包括“就绪”“输入”“编辑”等，其中的内容随操作的不同而改变。

•　视图栏。视图栏位于工作界面最底部的右侧，包括3个页面视图按钮和页面显示比例滑块两部分。单击相应的按钮可将工作表视图模式切换到普通视图模式、页面布局模式和分页预览模式。拖动页面显示比例滑块可放大或缩小工作表编辑区，从而以不同的显示比例查看表格内容。

（二）单元格、工作表与工作簿

单元格、工作表与工作簿是Excel 2016的主要操作对象，也是构成Excel 2016的基础。因此，在使用Excel 2016制作和处理表格之前，首先需要了解单元格、工作表与工作簿的基本含义，这样才能为后面使用表格编辑和处理数据打好基础。

1. 单元格

单元格是Excel 2016中基本的数据存储单元，通过对应的行号和列标进行命名和引用，且列标在前，行号在后，如A1表示A列第1行的单元格。用户可以在单元格中输入文字、数字等，也可以进行计算，单元格中将显示计算结果。单元格四周出现粗线框时，表示该单元格为活动单元格。

2. 工作表

工作表是由行和列交叉排列组成的表格，主要用于处理和存储数据。新建工作簿时，系统自动将工作簿中的工作表命名为“Sheet1”，工作表编辑区中的工作表标签自动显示对应的工作表名称，用户可根据需要重命名工作表。除了可以重命名工作表，还可以对工作表进行选择、插入、删除、移动和复制等基本操作。

•　重命名工作表。双击工作表标签，当标签名称呈灰底显示时，输入工作表名称，按【Enter】键即可完成重命名工作表的操作。

•　选择工作表。单击相应的工作表标签即可选择单张工作表。如果在选择第1张工作表后按住【Ctrl】键单击任意一个工作表标签，则可同时选择多张不相邻的工作表；如果在选择第1张工作表后按住【Shift】键单击任意一个工作表标签，则可同时选择这两个工作表标签及其之间的所有工作表。

•　插入工作表。单击工作表标签右侧的“新工作表”按钮，可在当前工作表的右侧插入一张空白工作表。在工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，将打开“插入”对话框，如图1-5所示。在“常用”选项卡中双击“工作表”选项可创建空白工作表，在“电子表格方案”选项卡中双击某个选项可创建带有模板的工作表。

•　删除工作表。选择需删除的工作表后，在【开始】/【单元格】组中单击“删除”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“删除工作表”选项即可删除选择的工作表。

•　移动和复制工作表。在工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【移动或复制】命令，打开“移动或复制工作表”对话框，如图1-6所示。在“工作簿”下拉列表中选择当前打开的任意一个工作簿，在“下列选定工作表之前”列表框中选择工作表移动或复制的位置。若勾选“建立副本”复选框，则会复制所选工作表，若取消勾选“建立副本”复选框，则会移动所选工作表，设置完成后单击按钮即可移动或复制工作表。

3. 工作簿

工作簿用于保存表格中的内容，其文件扩展名为“.xlsx”，通常所说的Excel文件就是工作簿。启动Excel 2016后，系统将显示最近使用过的文档信息，同时提供多种新建工作簿的方式，如图1-7所示。双击“空白工作簿”选项，将自动新建一个名为“工作簿1”的工作簿。双击其他样式的工作簿，系统将下载对应的模板，并新建一个对应名称的工作簿，例如，双击“基本个人预算”选项，系统会自动下载该模板，同时新建一个名为“个人预算1”且带格式的工作簿。

（三）各种类型数据的输入

制作表格时会涉及多种类型数据的输入，输入这些数据的方法有以下3种。

•　在编辑栏中输入。选择需要输入数据的单元格，将鼠标指针移至编辑栏中并单击，定位插入点，输入所需的数据后按【Enter】键。

•　在单元格中输入。在工作表中双击需要输入数据的单元格，此时单元格中显示插入点，直接输入数据后按【Enter】键或单击其他单元格。

•　选择单元格输入。选择需要输入数据的单元格，直接输入数据并按【Enter】键，若原单元格中有数据，则会被新输入的数据覆盖。

Excel 2016提供文本、小数、分数、百分数、货币、会计专用、日期和时间等各种类型的数据，这些数据的输入方法有所不同，具体输入方法与显示格式如表1-1所示。