第二节数据的输入与编辑_EXCEL在财务会计中的应用-QQ阅读科幻男生网

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第二节数据的输入与编辑

数据的输入与编辑是财务会计人员运用EXCEL解决财务会计工作问题的起点。为了快速、高效地完成财务工作，在录入财务数据时，针对不同数据类型的数据，规律型或重复型数据，应分别采用不同的录入方式；为了后期方便对数据进行分析，录入的数据尽量按照数据清单的格式要求录入；为了使工作表中的内容突出显示，使显示的数字更容易阅读，需要对工作表进行修饰和美化。在不同环境下采用不同的方式查看数据，最后根据实际需要将数据打印输出。

一、数据输入与填充

在单元格中输入数据，首先需要选择单元格，输入完后可按Enter键或单击“编辑栏”中的“√”按钮即可；如果要取消内容，则按键盘左上角的Esc键或单击“编辑栏”中的“×”按钮。

1．数值的输入

能进行科学运算的数据为数值型数据。EXCEL中的数字可以是0、1、2、3…以及正号“+”、负号“－”、小数点“.”、分数号“/”、百分号“%”、货币符号“－Y”等。数值型数据会默认为右对齐。

（1）负数的输入。

例如，要输入－3.5，先依次输入“－”“3.5”“回车”，显示为“－3.5”。或者利用括号录入，即依次输入“（”“3.5”“）”“回车”，显示为“－3.5”。

（2）百分数的输入。

例如，要输入30%，选中一个单元格，先依次输入“30”“%”“回车”；或者输入“0.3”，单击【开始】、【数字】的“百分比样式”按钮；或者选中单元格后，选择【开始】、【数字】窗口启动器按钮，打开“单元格格式”窗口，在【数字】选项卡中的“百分比”，再设置小数位数为“0”、【确定】，在此单元格中输入“30”、【确定】即可，如图1-17所示。

图1-17 单元格格式

（3）货币的输入。

例如，要输入－Y1,200.00，选中一个单元格后输入“1200”，然后等【开始】选项卡、【数字】组、【数字】窗口启动器按钮，在“设置单元格格式”窗口中，依次选择【数字】、【货币】，设置小数位数“2”位，货币符号“－Y”，单击【确定】按钮。

（4）分数的输入。

输入分数的格式为：“整数位”+“空格”+“分子”+“/”+“分母”，无整数位的分数用“0”代替。选中分数所在单元格，在编辑栏可以看到分数换算成小数的值。例如，输入“0 1/3”表示1/3，在编辑栏得到的结果是“0.333333333333333”。

例如，要输入“1/3”，还可选中该单元格，依次选择【格式】选项卡、【单元格】组、【单元格格式】、【数字】、【分数】、【确定】，在此单元格中输入“1/3”，确定即可。

（5）科学计数法数字的输入。

当我们需要输入一个位数较多的数时，将会自动出现符号“E”，这是一种科学计数表示方法，如看到1E+10表示1乘10的10次方，即“10000000000”。用户也可以自己在单元格中输入“5E－2”，编辑栏显示值为“0.05”。

EXCEL 2010中所提供的数字限制范围如下：

最大的正数为：9.9E+307；最小的正数为：1E－307。

最小的负数为：－9.9E+307；最大的负数为：－1E－307。

2．文本的输入

单元格中的文本默认为左对齐。工作表中每个单元格在默认情况下最多可以有32000个字符。

纯字符的文本或数字字符混合的文本直接输入即可，而针对全部由数字组成的字符串可以用以下两种方法输入：

方法一：在数字数据前加上一个英文输入状态下的单撇号（'），说明单元格中的文字被设为文本型。

方法二：选中单元格，选择【开始】选项卡、【数字】组窗口启动器按钮，打开【单元格格式】、【数字】、【文本】、【确定】，单元格中的文字也被设为文本型。通过这样输入的文本单元格左上角有个绿色的三角形符号作为标志。

一般以0开头的数据（如学号、工号）或超过EXCEL精确15位的数据（如信用卡账号、身份证号码等）以及便于数据处理的数据（如邮政编码、电话号码等）都应以文本型输入。

3．日期的输入

一般情况下，日期用“/”或“－”表示，时间用“:”表示。

系统默认是24小时制的方式输入，如果是12小时制的方式，则在时间后加上一个空格，然后输入“A”或“AM”表示上午，“P”或“PM”表示下午。

例如，要输入“2013年1月1日”，先输入“2013/1/1”，此时输入的为一个日期，再调整日期的显示格式：选择【开始】选项卡、【数字】组窗口启动器按钮，打开【单元格格式】、【数字】、【日期】，选中一种日期格式【确定】。

时间的输入方法类似，只是显示格式在“数字”选项卡中的“时间”分类中。

如果在单元格中输入当前日期，可以按组合键“Ctrl+;”；如果在单元格中输入当前时间，可以按组合键“Ctrl+:”。

二、填充序列（输入相同数据、规律数据）

1．快速填充相同数据

利用填充功能可以输入相同的数据，类似于复制功能。

方法一：使用“填充”命令。

步骤1：选中单元格区域，该单元格区域中的第一个单元格中应有数据。如选A1:A10,A1单元格中有数据“1”。

步骤2：选择【开始】选项卡、【编辑】组、【填充】、【向下】填充命令，则A1:A10区域中所有单元格内容为“1”。

方法二：使用拖动法填充。

步骤1：选中有数据“1”的单元格A1，将光标移至单元格右下角时指针变为黑色十字状，此为填充柄。

步骤2：按下左键拖动填充柄至所需位置处，如A10，然后释放鼠标，如图1-18所示。

图1-18 左键拖动法复制

填充柄可以分别向所选单元格的上下左右四个方向填充。

2．填充有规律的数据

如果要建立一个从1到10的序列，可以按以下步骤操作。

步骤1：先建一段有规律的数据，例如，在A1:A2中输入“1”“2”，需要注意的是，我们至少要输入两个数据，这样EXCEL才能够识别是快速填充相同数据还是填充有规律的数据。

步骤2：选中A1:A2单元格区域，将光标移至单元格区域右下角时指针变为黑色填充柄，单击左键向下拖动填充柄到A11，然后释放，A1:A10中就为“1”到“10”的数据，如图1-19所示。

图1-19 序列填充

若自动填充用鼠标右键（特别注意）拖动黑色十字填充柄，将会显示弹出选项卡，选项卡中有不同的填充方式或指定填充规律，如图1-20所示。对于日期格式的数据，用鼠标右键拖动黑色十字填充柄则可以按天数填充、以工作日填充、以月填充、以年填充，如图1-21所示。

图1-20 右键拖动选项

图1-21 以天数填充

3．自定义填充数据

日常工作中经常遇到需要重复输入“周一”“周二”等数据，或在一套财务表格中反复输入某个小型部门的人员名单，此时便可以设置自定义序列，以便随时能将这一序列快速填充至相应区域以提高工作效率。

例如，我们要给A1:A7单元格中输入周一、周二……周日，操作步骤如下。

步骤1：单击【文件】选项卡、【选项】组、【编辑自定义列表】按钮，在图1-22输入序列中依次录入“周一，周二，…，周日”，注意其中每个值中间用英文状态下的逗号隔开。

图1-22 输入序列后输入自定义内容

步骤2：单击【添加】按钮、录入的数据将出现在左侧自定义序列中，单击【确定】。

步骤3：在A1单元格输入“周一”并选中，按住鼠标左键拖动填充柄到A7，即可看到要录入的数据。

此后，再利用这组数据时，只要输入一个值，然后用填充柄即可自动录入。

三、数据有效性（输入相同数据、限制数据）

步骤1：选择应用数据有效性的单元格或区域。

步骤2：选择【数据】【数据工具】【数据有效性】命令，打开【数据有效性】窗口。

步骤3：其功能主要在【设置】选项卡中的【允许（A）:】中设置，如图1-23所示。

图1-23 数据有效性设置

四、其他来源数据导入

EXCEL 2010允许其他类型文件的数据导入到电子表格中，如Access、Vfp等。

步骤1：选择【数据】选项卡、【获取外部数据】组、【自Access】按钮，打开【选择数据源】窗口。

步骤2：在其中查找Access外部文件，找到后，打开【选择表格】窗口，在其中选取要导入的文件，单击【确定】，显示【导入数据】窗口，用来制定数据的放置位置，单击【确定】即可。

【例1-1】按表1-1的格式创建并编辑佳园房地产股份有限公司（以下简称“佳园公司”）的职工信息表。

表1-1 职工信息表

（1）依次输入标题和各个属性列列名，并对输入的标题设置为“隶属”“20”“跨列居中”。设置“跨列居中”具体操作为：选中标题“职工基本情况表”，右键【设置单元格格式…】，【对齐】中【水平对齐】下拉框中选“跨列居中”，单击【确定】，如图1-24所示。

图1-24 设置标题跨列居中

（2）输入工号，此列应为文本型数据。具体操作是：工号列单元格中输入英文的单撇号（'），然后输入“000001”，单击“确定”，用填充柄填充序列至编号“000010”。

（3）在姓名列依次输入“姓名”列、“所属部门”列、“职务”列，均为文本型数据。

（4）为了加快录入速度、提高准确性，“性别”列录入用“数据有效性”，文本型数据。具体操作为：选中所有“性别”数据，选择【数据】选项卡、【数据工具】组、【数据有效性】下拉列表、【数据有效性…】命令，弹出【数据有效性】窗口、【允许（A）:】中选“序列”，在【来源】文本框中输入“男，女”中间用英文逗号隔开，如图1-25所示，单击【确定】后，返回工作表，这样就可以从下拉列表中选择所有员工的性别。对“所属部门”列、“职务”列、“婚否”列也采取数据有效性功能，设置方法与“性别”列类似。

图1-25 设置选项卡中设性别有效性

（5）将“出生年月”列设置为日期型数据。依次在“出生年月”列名下的单元格中录入“1963”“－”“2”“－”“1”，待所有员工出生年月录入完毕后，选中所有出生日期，右键【单元格格式…】【数字】【日期】，选择【类型：】“2001年3月14日”，点击【确定】按钮。

（6）“入职日期”列要求加入公司的时间必须在1989年1月1日之后，其输入方法类似出生年月列，日期型数据。具体操作为：选中所属数据，单击【数据】选项卡、【数据工具】组【数据有效性】下拉列表、【数据有效性…】命令，弹出“数据有效性”窗口、【允许（A）:】中选“日期”，【数据（D）:】中选“大于”，【开始日期（S）:】输入“1989/1/1”，单击【确定】，如图1-26所示。

图1-26 设置加入公司列数据有效性

（7）“电话号码”列要求其长度必须为8位，文本型数据。具体操作为：在“电话号码”列所属第一个单元格中输入“88833039”，用填充柄填充序列至最后单元格。选中所属所有数据，单击【数据】选项卡、【数据工具】组、【数据有效性】下拉列表、【数据有效性…】命令，弹出【数据有效性】窗口、【允许（A）:】选择“文本长度”，【数据（D）:】选择“等于”，【长度（L）】输入“11”，然后单击【确定】，如图1-27所示。

图1-27 数据有效性设置

（8）设置“身份证号”列，文本型数据。具体操作为：选中所属单元格，右键【设置单元格格式…】【数字】【自定义】，在类型下方输入“36*******”@，单击【确定】，如图1-28所示。只需要在“身份证号”所属第一个单元格中输入身份证号的后四位，回车后，身份证号的“36*******”部分将自动出现。

图1-28 在自定义中设置身份证号

（9）给职工基本情况表进行格式设置。具体操作如下：选中所有数据单元格，设置水平对齐和垂直对齐方式都为居中，外部、内部边框都为细实线，标题行填充为浅灰色加粗，结果如图1-29所示。

图1-29 职工信息表结果

（10）保护工作表不允许其他用户修改内容，并保存工作簿到个人文件夹。具体操作为：选中所有数据单元格，选择【开始】选项卡、【字体】组，启动按钮【保护选项卡】，或右键在弹出的快捷选项卡中选【设置单元格格式…】【保护】，去掉【锁定】前面的复选标记，单击【确定】，然后选择【审阅】【更改】【保护作表】，在【保护工作表】窗口中，输入两次密码，单击快速访问栏中的【保存】按钮即可。