時間管理守則三：設定優先次序

李：冼教授，你有沒有弄錯呢？這個故事和時間管理有甚麼關係？（笑）

冼：是不是說如果做事不成功，就要自刎？（笑）Stella，你覺得這個故事有甚麼啟示？

蘇：我看到的是，若做事不成功，就要死了。這會不會是當時的社會和現今不一樣？我亦不明白為何女士要先死。

若要我把這個故事套入「時間管理」這個題目，我想問題是項羽未能抓緊機會，而機會一旦失去，就不會再來。因此管理人員一定要掌握時機。

李：你做不成皇帝，可能只是因為你真的不適合做皇帝，不一定是時機的問題，而是能力和性格的問題。套用在現今的社會，你失去了一個客人，也有可能得到另一個客人，不一定就要死的。

冼：我歸納一下我的想法。項羽是很自負的人，他說自己「力拔山兮氣蓋世」，很有能力，但他投訴「時不利兮騅不逝」。他把自己的失敗歸咎於「時不利」，即是時機未能配合他。但其實他應該自己去配合時間，去管理時間，而非由時間來管理他。就如Stella所言，他失敗的原因就是錯失時機。因為在重要的時間要做重要的事。原本項羽在鴻門宴有機會殺劉邦，但他不殺，並放走了劉邦，最後造成自己的失敗。我想帶出第三個的時間管理守則：建立工作的優先次序。你見到有些管理人員每天「7-11」，回到家中已經疲憊不堪，但他還跟太太說有很多工作未完成。為甚麼？就是他沒有分析各項事務的重要性和迫切性。事務可分為四個類別。第一類是「又緊迫又重要」，Stella，你有甚麼例子？

蘇：我即時想起早前地鐵的訊號系統出現問題，那是突發危機，既緊迫又重要。當時我見到地鐵的CEO走出來，跟大家交待他已經在處理這個問題。這可以提升公司的形象。

冼：「又緊迫又重要」的事一定要自己做，而且要馬上去做。有些事雖然緊迫，卻不這麼重要。Jenny，你有甚麼例子？你遇到這些事會怎樣做？

李：就如你剛才所說，不一定要自己來做。

冼：那交給誰去做？

李：例如你明天要向客人提交一份報告，最後都是要由你經手的。但裏面牽涉的資料搜集和分析的工夫，你可以委託不同的人幫你做，最後才拼成該份報告。

蘇：另一個例子是有些人沒有預約就找上門。這好像很緊迫，他們已經在門外等候。但這其實不一定重要，你根本不知道他們來做甚麼，可能是來推銷保險。可是，很多人卻會去接見他們，我想我們必須把這些人篩選出去，不接見或安排其他人去接見他們。

冼：除了這兩類事情，還有「重要而不緊迫」的事情。例如你公司的研發部門有突破，推出一項新產品。但你無須即時把它推出市面，可以先做一做市場研究。

李：這類事情時常都被忽略。很多管理人員都只顧着處理緊迫的事情，不論是重要還是不重要。結果是沒有時間去處理「重要而不緊迫」的事情。

冼：最糟糕的是「不重要又不緊迫」的事情，但很多人每天都在做這些事。舉個例，我的同事逢星期三都會去“happy hours”（歡樂時光），他們有些人本身已經很忙，但卻不好意思推卻。那我應該如何處理這些問題？

李：要有選擇性。

蘇：要懂得拒絕。

冼：不要經常做“yes man”（唯唯諾諾）。有時我們就是太好人，希望儘量幫助別人。這本來是好事，但你也要反問自己是否有足夠的時間。故我們必須在適當的時候“say no”（說不），尤其是面對一些「不重要又不緊迫」的事情。

李：把事情分類後就可以看清局面，知道哪些事情要即時處理，哪些事情可以暫緩執行。這是一個很好的工具。