時間管理守則二：防範干擾，清除障礙

李：剛才Stella女兒的同學的例子，也反映了我們不應反過來被別人控制自己的時間。你若有自己的計劃，就會很清晰知道時間應該怎樣運用。好了，我們現在說第二個守則：防範干擾，清除障礙。其實我們在平日的工作中會遇到甚麼干擾？

冼：Stella，我發現每次找你，你都在打電話。

蘇：是啊。我覺得我們最大的問題，就是沒有秘書幫忙篩選電話。其實並非每一個電話、電郵和會議，我們都必須理會或回覆。如果能有人幫助我們去篩選，我們就可以節省一些時間來做其他事情。

李：你可以先完成手頭上的工作，才去回覆電話。那就不會打斷了你的工作。

蘇：但你無法讓電話等你，你在當下便要接聽。

冼：電話打斷了你的工作，以致你在某些地方可能要重新組織和思考，結果浪費了一些時間。所以電話是一項最主要的干擾。Stella也提到，解決辦法是找一位秘書幫你篩選電話。你可以先跟秘書說，早上某時至某時我要專心工作，除了極為重要的電話外，不接聽任何電話。你可以讓她幫你記錄來電者的資料，稍後你才根據各通電話的重要性作選擇性回覆。

電話是時間的敵人

另一項主要的干擾是沒完沒了的會議。你常常要出席各種會議，浪費了很多時間。Jenny，你有很多客戶，常常要開會，你是怎樣處理這個問題的？

李：在開會前我會先定下開會要講的事宜，以免開會時忘記了。會議的目的是解決大家必須面對面傾談的問題。資料性的事可以開會後才補上，有些事情可以在開會後去查考，然後再通知大家。總之，凡是無須傾談的問題就不應在會議上討論。例如租了哪家酒店、用了多少錢等等，那些應該早已透過電郵通知大家。大家要傾談的應該是活動當天的程序，這個需要收集大家的意見。

蘇：在會議裏本來要傾談某些項目，但有些人卻會在不知不覺間談了其他事宜。我覺得這最令人頭疼。

冼：有甚麼解決辦法？

蘇：主席要發揮作用。他要打斷無關痛癢的話題，帶領開會的人討論下一個項目。

冼：另一個很實際的問題是我們有太多會要開了。在一個星期內，你可能要參加十個會議。我會看各個會議的重要性，有些會議去與不去都關係不大。重要的會議或需要你提供資料的會議，你一定要出席，其他的會議就可以每三次才去一次，那就可以減少很多開會的時間。

李：另外，若在會議前的準備工夫做得足夠，你也可以減少開會的時間。假如是十個人去開會，只要能夠省下半小時，十人加起來就等同是節省了五小時。如果在會議前就準備好各種文件，各人也清楚知道那些文件的內容，那你在開會時就不用再解釋一次，可以節省一些時間。

冼：另一樣很多人投訴的干擾是電郵。你每天回到辦公室，開啟電腦後會發現有幾十甚至上百封的電郵要回覆。那你怎樣處理呢？

蘇：我通常會先刪除那些來歷不明的電郵。另外，有些電郵我也不會閱讀，因為我知道那些電郵必須回覆，而我可能正在忙其他事情，無法回覆。若我先行閱讀而無暇回覆，之後我就會忘了回覆。

冼：如果每封電郵耗費你五分鐘的時間，那你的時間就很不夠用。所以我會把閱讀每封電郵的時間限制在兩分鐘以內。