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2.8 创建目录和索引

为文档创建目录和索引,方便对文档进行查阅和编辑

在Word文档中,创建目录可以提供文档的概述,方便文档查阅和编辑;创建索引可以列出某些特定内容在文档中的位置,能快速查看这些内容。

2.8.1 为文档创建目录

在Word文档中,如果为文档设置了大纲级别,则可以使用Word内置的目录样式引用目录。单击“引用”选项卡下“目录”组中的“目录”按钮,在弹出的下拉菜单中可选择Word内置的目录样式,也可以选择“自定义目录”命令,打开“目录”对话框设置所需引用的目录样式。

如果修改了文档中的内容,则需要更新目录,可在“引用”选项卡的“目录”工具组中单击“更新目录”按钮,目录将自动更新,如图2-53所示。该功能只适用于根据大纲级别自动引用的目录,手动创建的目录不能自动更新。

图2-53 更新目录

下面以为“清河公司员工手册”文档创建目录为例,介绍创建目录的具体方法。

操作演练:为文档创建目录

\素材\第2章\清河公司员工手册.docx

\效果\第2章\清河公司员工手册.docx

Step 01 插入空白页

打开“清河公司员工手册”文档,在创建目录前,需要将目录的内容单独放在一页上,一般目录是放在正文的前面,以第2页为例,单击“插入”选项卡下“页面”组中的“空白页”按钮。

Step 02 打开“目录”对话框

将插入点定位到插入的空白页中,单击“引用”选项卡下“目录”工具组中的“目录”按钮,在下拉列表中选择“自定义目录”命令,打开“目录”对话框。

Step 03 设置目录样式

在打开的对话框中,保持选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框,设置目录的格式和显示级别,单击“选项”按钮进行更多设置。

Step 04 设置大纲级别对应的目录级别

在打开的“目录选项”对话框中,设置大纲级别对应的目录级别,一般同一级大纲对应同一级目录,也可以按照自己的要求更改,然后单击“确定”按钮。

Step 05 完成目录制作

设置完成后,在“目录”对话框中单击“确定”按钮,Word自动在新建的空白页上创建目录,通过目录可以快速查阅文档和获取需要编辑的章节位置,单击“保存”按钮保存文档。

2.8.2 为文档创建索引

创建索引是要列出文档中的某些关键字和关键字所在的页码,方便查阅和编辑。创建索引需要标记索引项,将所选的内容添加到索引,再把所标记的索引项提取出来。

创建索引后,如果对文档中的内容进行了更改,则索引的位置就可能不准确,此时需要更新索引。选择需要更新的索引,在“引用”选项卡的“索引”工具组中单击“更新索引”按钮即可,如图2-54所示。

图2-54 更新索引

下面以在“产品责任事故处理”文档中创建索引为例,介绍创建索引的具体方法。

操作演练:为文档创建索引

\素材\第2章\产品责任事故处理.docx

\效果\第2章\产品责任事故处理.docx

Step 01 打开“标记索引项”对话框

打开“产品责任事故处理”文档,选择需要索引的内容,如“1、产品责任事故”,然后在“引用”选项卡下的“索引”工具组中单击“标记索引项”按钮,打开“标记索引项”对话框。

Step 02 设置索引的格式

在对话框的“主索引项”文本框中右击,选择“字体”命令在“字体”对话框中为主索引设置字体格式为“宋体、常规、5号”,确认后返回“标记索引项”对话框,选中“倾斜”复选框,单击“标记”按钮,将其他标题按同样方法进行设置。

Step 03 提取标记的索引项

将文本插入点定位到索引的创建位置,如文档的末尾,然后在“索引”组中单击“插入索引”按钮,打开“索引”对话框,选中“页码右对齐”复选框,在“制表符前导符”下拉列表框中设置前导符的类型,在“排序依据”下拉列表框中设置排序依据。

Step 04 完成索引的创建

单击“确定”按钮返回文档编辑区,在文档的末尾位置就可看到创建的索引,完成所有操作。

技巧 Skill

删除索引

如果某个索引内容不再使用,则选择需要删除的索引项,按【Delete】键即可删除,如果要删除全部索引项,则可将插入点定位到索引内容的分节符前,按【Delete】键删除。