1.1 制作“员工活动通知”

通知类文档是日常办公中最常见的文档类型之一，通知文档主要由通知标题、称呼、正文内容、落款和日期组成。本案例将制作一份“员工活动通知”文档，通过该案例，读者可以了解新建文档、保存文档、设置文本格式和设置段落格式等知识。

1.1.1 创建通知文档

在制作通知文档前，首先需要新建一个空白Word文档，将其保存到合适的位置并正确命名，以方便管理文档。

步骤1 ❶进入需要存放该文档的文件夹，在空白处单击鼠标右键；❷在弹出的快捷菜单中选择“新建”→“Microsoft Word文档”命令。

步骤2 ❶为新创建的Word文档命名；❷完成后单击空白处即可。

1.1.2 输入通知内容

新建文档之后，就可以开始输入通知的内容了。一则通知通常包含标题、正文、落款和日期，下面我们来学习如何在Word文档中输入通知内容。

步骤1 双击打开新建的Word文档，切换到中文输入法，输入标题文本，输入的文字将出现在文档开头的光标处，随着文本的输入，光标会向右移动。

步骤2 标题输入完毕后，按下“Enter”键（回车键），光标将定位到下一段落的开头处。

步骤3 继续输入正文、落款和日期等内容，在输入过程中如果出现输入错误，可以按下“BackSpace”键删除后重新输入。

步骤4 通知内容输入完成后，单击左上角的“保存”按钮保存文档。

提示

在文档编辑过程中，用户需要及时保存文档，以防止因断电、死机或系统异常等情况而造成信息丢失。对于已经保存过的文档，在进行保存时会覆盖原文档，如果需要将文档另存，可在“文件”页面中执行“另存为”操作。

1.1.3 设置文本格式

在Word 2016中，默认的字体为“等线”，字号为“五号”，颜色为“黑色”，用户可以根据需要更改文档字体格式，以使文档更加清晰美观。

步骤1 ❶选中标题行文本；❷切换到“开始”选项卡；❸在“字体”组中设置字体为“黑体”，字号为“二号”。

步骤2 ❶选中标题以外的所有文本；❷在“开始”选项卡中，设置字体为“仿宋”，字号为“小四”。

1.1.4 设置段落对齐方式

段落对齐方式是指段落在文档中的排列位置，例如标题需要居中对齐，落款需要靠右对齐等，下面为通知文档设置对齐方式。

步骤1 ❶将光标定位到标题行段落中；❷切换到“开始”选项卡，在“段落”组中单击“居中对齐”按钮。

步骤2 ❶选中落款和日期文本；❷切换到“开始”选项卡，在“段落”组中单击“右对齐”按钮。

1.1.5 设置段落首行缩进

对于中文段落，通常讲究首行缩进2个字符，虽然使用在行首输入空格的方式也能实现首行缩进，但该方式既会增加工作量，也不规范，正确的设置方法如下。

步骤1 ❶选中需要设置段落缩进的文本，在选中的文本上单击鼠标右键；❷在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令。

步骤2 ❶弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“特殊”下拉列表中选择“首行”选项；❷单击“确定”按钮即可。

提示

在实际编辑过程中，可以先对需要设置首行缩进的第一个段落设置首行缩进，后面新添加的段落会自动应用首行缩进样式。

1.1.6 设置段落间距与行距

为了使文档疏密有致，通常需要对段落的间距和行距进行适当调整，段间距是指段落与段落之间的距离，行距是指单个段落中各行之间的距离，下面就对通知文档的段间距和行距进行设置。

步骤1 ❶在标题行段落中单击鼠标右键；❷在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令。

步骤2 ❶弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“间距”栏中设置“段前”和“段后”各为“1行”；❷单击“确定”按钮。

步骤3 ❶选中标题行以外的所有段落，在选中的段落上单击鼠标右键；❷在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令。

步骤4 ❶弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“行距”栏中设置行距值为“1.3倍”；❷单击“确定”按钮。

步骤5 案例最终效果如下图所示。